⚡ الخلاصة في 30 ثانية
✅
التوظيف لا ينتهي بتوقيع العقد: الأشهر الأولى هي التي تحدد هل سيبقى الموظف وينتج أم يغادر مبكرًا. لذلك تتعامل المنهجيات العالمية مع التهيئة (Onboarding) كبرنامج مخطط يبدأ قبل اليوم الأول ويمتد حتى قرار التثبيت.
✅
نموذج التهيئة الاحترافي يغطي أربعة مستويات: الامتثال (الأنظمة والإجراءات)، والوضوح (الدور والتوقعات)، والثقافة (القيم وطريقة العمل)، والارتباط (العلاقات وشبكة الدعم).
✅
في السعودية: فترة التجربة تُكتب صراحة في العقد ولا تتجاوز 180 يومًا، والإنهاء خلالها لا تُستحق عنه مكافأة نهاية خدمة، والعقد يُوثَّق في قوى، والموظف يُسجَّل في التأمينات ويُضاف في التأمين الطبي وحماية الأجور.
✅
وضوح الأدوار هو سر النجاح: في هذا الدليل مصفوفة RACI لـ 48 نشاطًا من الاحتياج حتى التثبيت، ومصفوفة صلاحيات لقرارات التوظيف والتجربة — ومعها ملف Excel تفاعلي جاهز.
في دليل التوظيف الاحترافي مشينا معك من الاحتياج حتى مباشرة الموظف. هنا نكمل الرحلة: ماذا يحدث من لحظة قبول العرض حتى تثبيت الموظف؟ ومن المسؤول عن كل خطوة؟ ومن يملك صلاحية القرار؟ الهدف أن تتحول التهيئة من «جولة في المكتب وتسليم جهاز» إلى نظام واضح المسؤوليات قابل للقياس.
🗺️ الخريطة: من قبول العرض حتى التثبيت
✉️
ما قبل المباشرة
من القبول حتى اليوم الأول
⚖️
الإجراءات النظامية
قوى · التأمينات · مُدد
🎉
اليوم الأول
الاستقبال والتجهيز
🗓️
الأسبوع الأول
التعريف والسياسات
🚀
خطة 30/60/90
من التعلم إلى الاستقلالية
📝
تقييم التجربة
قبل نهايتها بوقت كافٍ
🏅
قرار التثبيت
تثبيت · تمديد · إنهاء
🧩
48
نشاطًا في مصفوفة المسؤوليات
👥
9
أدوار واضحة المسؤولية
⏳
180
يومًا حدًا أقصى للتجربة
🔐
15
قرارًا في مصفوفة الصلاحيات
🌍 أولًا: نموذج التهيئة العالمي — المستويات الأربعة
أكثر نماذج التهيئة استخدامًا في الممارسات العالمية يقيس نضج برنامجك بأربعة مستويات. البرامج الضعيفة تتوقف عند الأول، والبرامج المتقدمة تغطي الأربعة بشكل مخطط:
📜
الامتثال (Compliance)
العقد، الأنظمة، اللائحة، السلامة، السياسات، والإجراءات النظامية. الحد الأدنى الذي لا يصنع ولاءً لكنه يحمي الطرفين.
🎯
الوضوح (Clarification)
الدور، المسؤوليات، أهداف فترة التجربة، ومعايير النجاح — «ماذا يعني أن أنجح هنا؟»
🌱
الثقافة (Culture)
القيم، طريقة اتخاذ القرار، أسلوب التواصل، والقواعد غير المكتوبة.
🤝
الارتباط (Connection)
العلاقات مع الفريق والزميل المساند وأصحاب المصلحة — شبكة الدعم التي تُبقي الموظف.
💡
اختبار سريع لبرنامجك: لو سألت موظفًا بعد أسبوعين «ما أهم 3 أهداف لك في فترة التجربة؟ ومن تلجأ إليه عند أي مشكلة؟» ولم يجب بثقة، فبرنامجك عالق في مستوى الامتثال.
✉️ ثانيًا: ما قبل المباشرة (Pre-boarding)
الفترة بين قبول العرض واليوم الأول هي الأكثر خطورة: المرشح ما زال تحت تأثير عروض أخرى وتردد طبيعي. التواصل المنظم في هذه الفترة يقلل الانسحاب ويجعل اليوم الأول منتجًا بدل أن يضيع في الإجراءات.
⏱️ خلال 48 ساعة من القبول
خطاب ترحيب وقائمة المستندات
رسالة رسمية بتاريخ المباشرة ومكانها ووقتها، والمستندات المطلوبة، وجهة التواصل.
⏱️ قبل 10 أيام
توثيق العقد في قوى
إصدار العقد إلكترونيًا وقبوله من الموظف، وتأكيد تاريخ المباشرة.
⏱️ قبل 7 أيام
الفحص الطبي والمستندات
إن كانت طبيعة الوظيفة تتطلبه، مع التحقق من اكتمال المستندات.
⏱️ قبل 3 أيام
التجهيز التقني
الجهاز، البريد، الصلاحيات على الأنظمة، وبطاقة الدخول — جاهزة قبل الوصول.
⏱️ قبل يومين
الزميل المساند وخطة الأسبوع
تعيين زميل مساند (Buddy)، وإرسال جدول الأسبوع الأول، ورسالة ترحيب من المدير.
قائمة المستندات المعتادة:
✅
صورة الهوية الوطنية أو الإقامة/جواز السفر
✅
المؤهلات العلمية والشهادات المهنية
✅
شهادات الخبرة السابقة
✅
رقم الحساب البنكي (الآيبان) لصرف الراتب
✅
بيانات التواصل في حالات الطوارئ
✅
التقرير الطبي (إن تطلبته الوظيفة)
⚖️ ثالثًا: الإجراءات النظامية — من يفعل ماذا ومتى؟
| الإجراء | المسؤول | التوقيت | المنصة |
|---|---|---|---|
| توثيق عقد العمل وقبوله | عمليات الموارد البشرية + الموظف | قبل المباشرة | قوى |
| التسجيل في التأمينات الاجتماعية | عمليات الموارد البشرية | من تاريخ المباشرة | التأمينات الاجتماعية |
| الإضافة في التأمين الطبي | عمليات الموارد البشرية | من تاريخ المباشرة | شركة التأمين — وفق نظام الضمان الصحي |
| الإضافة في الرواتب وحماية الأجور | المالية والرواتب | قبل أول مسير رواتب | مُدد |
| غير السعوديين: التأشيرة، رخصة العمل، الإقامة | العلاقات الحكومية | قبل المباشرة | قوى والمنصات الحكومية المختصة |
| فتح الملف الوظيفي | عمليات الموارد البشرية | اليوم الأول | نظام الموارد البشرية |
⚖️
فترة التجربة في نظام العمل: تُتفق صراحة وكتابةً في العقد بحد أقصى 180 يومًا، ولا تدخل في حسابها إجازتا العيدين واليوم الوطني ويوم التأسيس والإجازات المرضية. ولا يجوز وضع العامل تحت التجربة أكثر من مرة لدى صاحب العمل نفسه إلا في الحالات التي يجيزها النظام (كالعمل في مهنة أخرى بموافقة الطرفين). والإنهاء خلالها لا تُستحق عنه مكافأة نهاية خدمة (المادة 54) ما لم يُنص على حق الإنهاء لطرف واحد فقط.
🎉 رابعًا: اليوم الأول — برنامج مقترح
⏱️ 08:00
الاستقبال
استقبال من الموارد البشرية والمدير المباشر، وتسليم بطاقة الدخول.
⏱️ 08:30
الإجراءات
توقيع نموذج مباشرة العمل، وتسليم العهد والجهاز، والتحقق من المستندات.
⏱️ 10:00
لقاء المدير
الترحيب، شرح الدور وأهميته، ومسودة أهداف فترة التجربة.
⏱️ 12:00
غداء مع الفريق
تعارف غير رسمي مع الفريق والزميل المساند.
⏱️ 13:30
جولة وأنظمة
جولة تعريفية، وتفعيل الحسابات، وتدريب أولي على الأنظمة.
⏱️ 15:00
ختام اليوم
لقاء قصير: ماذا تعلمت؟ وماذا تحتاج؟ وجدول الغد.
🚀 خامسًا: خطة 30/60/90 يومًا
📘
الأيام 1–30: تعلّم
فهم المنشأة والسياسات واللائحة، الأنظمة والأدوات، أصحاب المصلحة، وإنجاز مهام صغيرة بإشراف. مراجعة نهاية الشهر مع المدير.
🛠️
الأيام 31–60: ساهم
مسؤولية مهام حقيقية بأهداف محددة، مقترح تحسين واحد على الأقل، ولقاءات أسبوعية موثقة.
🚀
الأيام 61–90: امتلك
عمل باستقلالية في نطاق الدور، وتقييم منتصف التجربة، وتحديد أهداف بقية السنة.
💡
اكتب أهداف التجربة في الأسبوع الأول بنفس معايير الأهداف الذكية في دليل إدارة الأداء: 3–5 أهداف قابلة للقياس بمواعيد. بدونها يصبح قرار التثبيت انطباعًا لا قرارًا.
🏅 سادسًا: تقييم فترة التجربة وقرار التثبيت
القاعدة الاحترافية: لا مفاجآت في نهاية التجربة. التقييم النهائي يُبنى على الأهداف المكتوبة واللقاءات الموثقة، ويتم قبل نهاية الفترة بوقت كافٍ (أسبوعين على الأقل) حتى يُتخذ القرار ضمن المدة النظامية.
🏅تثبيت
▪️حقق أهداف التجربة
▪️يتوافق مع الجدارات والثقافة
▪️خطاب تثبيت وتحديث الملف
VS
⏸️تمديد أو إنهاء
▪️تمديد: باتفاق مكتوب وضمن الحد الأقصى 180 يومًا
▪️إنهاء: وفق شروط العقد والمادة 54
▪️توثيق الأسباب والمتابعة دائمًا
🧩 سابعًا: مصفوفة المسؤوليات RACI
أكثر أسباب فشل التهيئة شيوعًا ليس نقص الأنشطة بل غموض المسؤولية: الكل يظن أن غيره جهّز الجهاز أو سجّل في التأمينات. مصفوفة RACI تحل ذلك بتحديد أربعة أدوار لكل نشاط:
R
المنفّذ
ينفّذ النشاط فعليًا — قد يتعدد
A
المساءَل
صاحب القرار النهائي — واحد فقط
C
المستشار
يُستشار قبل التنفيذ
I
المُبلَّغ
يُبلَّغ بالنتيجة
⚠️
القواعد الذهبية للمصفوفة: مساءَل واحد فقط لكل نشاط (لا يُساءَل اثنان عن شيء واحد) • منفّذ واحد على الأقل • قلّل C لأن كثرة الاستشارة تبطئ القرار • قلّل I لأن كثرة الإبلاغ تُغرق الناس • راجع الأدوار التي لا تملك أي A أو تملك عددًا مبالغًا فيه.
🧩 مصفوفة RACI — من توثيق العقد حتى التثبيت
| النشاط | 👔 المدير المباشر | 🏢 مدير الإدارة | 🧭 مدير الموارد البشرية | 🔎 الاستقطاب | ⚙️ عمليات الموارد البشرية | 💰 المالية والرواتب | 💻 تقنية المعلومات | 🏛️ الرئيس التنفيذي | 🙋 الموظف الجديد |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 09 · العرض والعقد | |||||||||
| إعداد العرض الوظيفي ضمن النطاق الراتبي | C | C | A | R | C | ||||
| اعتماد العرض وفق مصفوفة الصلاحيات | I | R | A | C | C | ||||
| تقديم العرض والتفاوض واستلام القبول | I | C | A | C | |||||
| توثيق عقد العمل في منصة قوى | I | I | C | A | R | ||||
| 10 · ما قبل المباشرة | |||||||||
| إرسال خطاب الترحيب وقائمة المستندات المطلوبة | I | C | A | I | |||||
| الفحص الطبي (حسب طبيعة الوظيفة) | A | R | |||||||
| تجهيز الجهاز والبريد والصلاحيات | C | I | A | ||||||
| تجهيز مكان العمل والأدوات والعهد | A | C | C | ||||||
| تعيين زميل مساند (Buddy) وخطة الأسبوع الأول | A | I | C | I | |||||
| 11 · الإجراءات النظامية | |||||||||
| التسجيل في التأمينات الاجتماعية من تاريخ المباشرة | I | A | C | I | |||||
| الإضافة في التأمين الطبي | I | A | C | I | |||||
| الإضافة في الرواتب وحماية الأجور (مُدد) | I | C | A | I | |||||
| غير السعوديين: التأشيرة ورخصة العمل والإقامة | I | C | A | C | R | ||||
| فتح الملف الوظيفي واستكمال المستندات | I | A | C | ||||||
| 12 · اليوم الأول | |||||||||
| الاستقبال والترحيب والجولة التعريفية | A | C | I | R | I | ||||
| توقيع نموذج مباشرة العمل وتسليم العهد | C | A | C | R | |||||
| تسليم الجهاز والصلاحيات والتدريب على الأنظمة | I | I | A | C | |||||
| 13 · التهيئة 30/60/90 | |||||||||
| برنامج التعريف بالمنشأة والسياسات واللائحة | C | A | R | I | |||||
| التدريب على السلامة والصحة المهنية | C | I | A | I | |||||
| تحديد أهداف فترة التجربة (SMART) | A | C | C | C | |||||
| لقاءات متابعة أسبوعية مع المدير | A | I | C | ||||||
| مراجعة الـ 30 والـ 60 يومًا | A | C | C | ||||||
| 14 · التجربة والتثبيت | |||||||||
| تقييم الأداء قبل نهاية فترة التجربة | R | A | C | I | |||||
| قرار التثبيت أو التمديد أو الإنهاء | R | A | C | I | I | ||||
| إصدار خطاب التثبيت وتحديث الملف | I | I | A | R | C | I | |||
| قياس جودة التوظيف (الأداء + البقاء) | C | I | A | R | I | ||||
ℹ️ اسحب الجدول أفقيًا على الجوال لرؤية كل الأدوار. المصفوفة الكاملة (48 نشاطًا من الاحتياج حتى التثبيت) في ملف Excel أدناه.
من يملك كل مرحلة في الدورة الكاملة؟ هذه خلاصة المساءَل الرئيسي في المراحل الـ 14 من الاحتياج حتى التثبيت:
01
تخطيط الاحتياج
المساءَل (A): 🏢 مدير الإدارة · 💰 المالية والرواتب
02
طلب الاحتياج والاعتماد
المساءَل (A): 🏢 مدير الإدارة · 🧭 مدير الموارد البشرية
03
تحليل الوظيفة
المساءَل (A): 🧭 مدير الموارد البشرية · 👔 المدير المباشر
04
الاستقطاب
المساءَل (A): 🔎 الاستقطاب · 🧭 مدير الموارد البشرية
05
الفرز
المساءَل (A): 🔎 الاستقطاب · 👔 المدير المباشر
06
المقابلات
المساءَل (A): 👔 المدير المباشر · 🔎 الاستقطاب
07
التقييم والاختبارات
المساءَل (A): 👔 المدير المباشر · 🔎 الاستقطاب
08
التحقق والمراجع
المساءَل (A): 🔎 الاستقطاب
09
العرض والعقد
المساءَل (A): 🧭 مدير الموارد البشرية · 🔎 الاستقطاب
10
ما قبل المباشرة
المساءَل (A): ⚙️ عمليات الموارد البشرية · 👔 المدير المباشر
11
الإجراءات النظامية
المساءَل (A): ⚙️ عمليات الموارد البشرية · 💰 المالية والرواتب
12
اليوم الأول
المساءَل (A): 👔 المدير المباشر · ⚙️ عمليات الموارد البشرية
13
التهيئة 30/60/90
المساءَل (A): 👔 المدير المباشر · 🧭 مدير الموارد البشرية
14
التجربة والتثبيت
المساءَل (A): 🏢 مدير الإدارة · 🧭 مدير الموارد البشرية
📊 عدد الأنشطة التي يُساءَل عنها كل دور (A) في الدورة الكاملة
👔 المدير المباشر
11
🏢 مدير الإدارة
5
🧭 مدير الموارد البشرية
9
🔎 الاستقطاب
9
⚙️ عمليات الموارد البشرية
9
💰 المالية والرواتب
2
💻 تقنية المعلومات
2
🏛️ الرئيس التنفيذي
1
🙋 الموظف الجديد
0
ℹ️ توزيع متوازن للمساءلة يعني أن القرار قريب ممن يملك المعلومة. تركّز كل الـ A عند دور واحد علامة مركزية تبطئ التوظيف.
🔐 ثامنًا: مصفوفة الصلاحيات (DOA)
إذا كانت RACI تجيب عن «من يعمل ماذا؟»، فإن مصفوفة تفويض الصلاحيات (Delegation of Authority) تجيب عن «من يملك حق القرار؟ وإلى أي حد؟». وهي من أدوات الحوكمة الأساسية: تمنع الاجتهاد الفردي، وتسرّع القرار، وتحمي المنشأة عند المراجعة.
P
يقترح
يرفع الطلب
Rc
يوصي
يؤيد ويرفع
Rv
يراجع
يتحقق من السياسة والميزانية
A
يعتمد
صاحب الصلاحية
N
يُبلَّغ
للعلم
🧩 مصفوفة الصلاحيات — قرارات الوظائف والعروض والتعيين والتجربة
| القرار وحد الصلاحية | 👔 المدير المباشر | 🏢 مدير الإدارة | 🧭 مدير الموارد البشرية | 💰 المدير المالي | 🏛️ الرئيس التنفيذي | ⚖️ مجلس الإدارة |
|---|---|---|---|---|---|---|
| الوظائف | ||||||
| وظيفة جديدة ضمن الميزانية المعتمدة ⟵ الدرجات 1 – 6 | P | A | Rv | N | ||
| وظيفة جديدة ضمن الميزانية المعتمدة ⟵ الدرجات 7 فأعلى | P | Rc | Rv | N | A | |
| وظيفة خارج الميزانية المعتمدة ⟵ أي درجة | P | Rc | Rv | Rv | A | N |
| وظيفة بديلة (إحلال) بنفس الدرجة ⟵ ضمن الميزانية | P | A | N | N | ||
| الاستعانة بجهة توظيف خارجية ⟵ حسب سياسة المشتريات | P | Rc | A | Rv | ||
| العروض | ||||||
| عرض راتب حتى منتصف النطاق ⟵ نسبة المقارنة ≤ 100% | P | Rc | A | |||
| عرض راتب أعلى من المنتصف حتى الحد الأعلى ⟵ 100% < نسبة المقارنة ≤ 120% | P | Rc | Rc | Rv | A | |
| عرض راتب أعلى من الحد الأعلى (استثناء) ⟵ نسبة المقارنة > 120% | P | Rc | Rc | Rv | A | N |
| مكافأة توقيع أو بدل استثنائي ⟵ غير وارد في السياسة | P | Rc | Rc | Rv | A | |
| التعيين | ||||||
| تعيين قيادي (مدير إدارة فأعلى) ⟵ المستويات القيادية | P | Rv | N | A | N | |
| توقيع عقد العمل عن المنشأة ⟵ غير القياديين | A | N | ||||
| استثناء من إجراءات التوظيف المعتمدة ⟵ تعيين مباشر | P | Rc | Rv | A | N | |
| التجربة | ||||||
| تمديد فترة التجربة باتفاق مكتوب ⟵ بحد أقصى 180 يومًا | P | A | Rv | |||
| إنهاء العقد خلال فترة التجربة ⟵ وفق شروط العقد والنظام | P | Rc | A | N | ||
| التثبيت بعد اجتياز فترة التجربة ⟵ تقييم مكتمل وموثق | P | A | N | |||
ℹ️ الحدود أمثلة إرشادية — اعتمدها رسميًا من الإدارة العليا ووائمها مع لائحة تنظيم العمل وسياسة الصلاحيات لديك.
⚖️
نسبة المقارنة (Compa-ratio) = الراتب المعروض ÷ منتصف نطاق الدرجة. ربط صلاحية اعتماد العرض بها يحمي هيكل الرواتب من التضخم. تفاصيلها في دليل بناء سلم الرواتب.
📊 تاسعًا: كيف تقيس نجاح التهيئة؟
🧮 الدوران المبكر
مغادرو أول 12 شهرًا ÷ تعيينات الفترة نفسها × 100
💡 المؤشر الأهم لجودة التوظيف والتهيئة معًا.
🧮 نسبة اجتياز التجربة
المثبَّتون ÷ من أنهوا فترة التجربة × 100
🧮 زمن الوصول للإنتاجية
الأيام من المباشرة حتى تحقيق الحد المستهدف من أداء الدور
🧮 اكتمال التهيئة في الموعد
مهام التهيئة المنجزة في موعدها ÷ إجمالي المهام × 100
💡 يُقاس تلقائيًا في ورقة «متابعة التهيئة» بملف Excel.
❌ أخطاء شائعة في التهيئة
❌
وصول الموظف دون جهاز أو بريد أو صلاحيات.
❌
يوم أول كله أوراق ولا لقاء مع المدير.
❌
عدم كتابة أهداف فترة التجربة من البداية.
❌
تأخير التسجيل في التأمينات أو التأمين الطبي.
❌
تقييم التجربة في آخر يوم أو بعد انتهائها.
❌
مسؤوليات غير واضحة: الكل يظن أن غيره سيقوم بالمهمة.
🚀نزّل ملف «مصفوفة المسؤوليات والصلاحيات» — RACI لـ 48 نشاطًا، ومصفوفة صلاحيات، وبطاقة لكل دور، ومتابعة تهيئة تلقائية، ولوحة رسوم بيانية.
نزّل الملف مجانًا ←❓ أسئلة يبحث عنها الناس
❓ ما الفرق بين التهيئة والتعريف (Orientation)؟
💬التعريف حدث قصير في الأيام الأولى، أما التهيئة فبرنامج متكامل يبدأ قبل المباشرة ويمتد حتى التثبيت ويغطي الامتثال والوضوح والثقافة والارتباط.
❓ كم مدة فترة التجربة في السعودية؟
💬تُتفق صراحة في العقد بحد أقصى 180 يومًا، ولا تدخل فيها إجازتا العيدين واليوم الوطني ويوم التأسيس والإجازات المرضية.
❓ هل يستحق الموظف مكافأة نهاية الخدمة إذا أُنهي عقده خلال التجربة؟
💬لا، الإنهاء خلال فترة التجربة لا تُستحق عنه مكافأة نهاية خدمة وفق المادة 54، ما لم يُنص في العقد على حق الإنهاء لأحد الطرفين فقط.
❓ ما هي مصفوفة RACI؟
💬أداة تحدد لكل نشاط: من ينفّذ (R)، ومن يُساءَل (A)، ومن يُستشار (C)، ومن يُبلَّغ (I)، والقاعدة أن يكون لكل نشاط مساءَل واحد فقط.
❓ ما الفرق بين RACI ومصفوفة الصلاحيات؟
💬RACI توزع العمل والمسؤوليات، ومصفوفة الصلاحيات تحدد من يملك حق اعتماد القرار وحدود هذه الصلاحية.
⚡ The 30-second summary
✅
Hiring does not end at signature: the first months decide whether a new hire stays and performs. Global practice treats onboarding as a planned program that starts before day one and runs to the confirmation decision.
✅
A mature program covers four levels: Compliance, Clarification, Culture and Connection.
✅
In Saudi Arabia: probation is written in the contract, max 180 days; termination during probation carries no end-of-service award; contracts go on Qiwa; employees are registered with GOSI, medical insurance and wage protection.
✅
Clarity of roles is the secret: a RACI matrix for 48 activities and a Delegation of Authority matrix — plus an interactive Excel file.
🌍 1. Four levels of onboarding
📜
Compliance
Contract, law, regulations, safety, policies.
🎯
Clarification
Role, expectations, probation goals.
🌱
Culture
Values and how decisions are made.
🤝
Connection
Team, buddy and stakeholder network.
✉️ 2. Pre-boarding and legal steps
⏱️ Within 48h of acceptance
Welcome letter & documents
Start date, place, time, documents and a contact person.
⏱️ 10 days before
Contract on Qiwa
Issue and accept the contract electronically.
⏱️ 3 days before
IT readiness
Laptop, email, system access and badge ready.
⏱️ 2 days before
Buddy & week-one plan
Assign a buddy and share the first-week agenda.
| Step | Owner | When | Platform |
|---|---|---|---|
| Contract documentation | HR ops + employee | Before start | Qiwa |
| Social insurance | HR ops | From start date | GOSI |
| Medical insurance | HR ops | From start date | Insurer |
| Payroll & wage protection | Finance | Before first payroll | Mudad |
| Non-Saudis: visa, permit, iqama | Gov. relations | Before start | Qiwa & gov. platforms |
🚀 3. Day one and the 30/60/90 plan
📘
Days 1–30: Learn
Policies, systems, stakeholders, small supervised tasks.
🛠️
Days 31–60: Contribute
Real tasks with goals and weekly check-ins.
🚀
Days 61–90: Own
Independent work, mid-probation review, annual goals.
🧩 4. RACI matrix
R
Responsible
Does the work — can be several
A
Accountable
Owns the outcome — exactly one
C
Consulted
Asked before acting
I
Informed
Told after
🧩 RACI — from contract to confirmation
| Activity | 👔 Hiring manager | 🏢 Dept. head | 🧭 HR director | 🔎 Talent acq. | ⚙️ HR ops | 💰 Finance | 💻 IT | 🏛️ CEO | 🙋 New hire |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 09 · Offer & contract | |||||||||
| إعداد العرض الوظيفي ضمن النطاق الراتبي | C | C | A | R | C | ||||
| اعتماد العرض وفق مصفوفة الصلاحيات | I | R | A | C | C | ||||
| تقديم العرض والتفاوض واستلام القبول | I | C | A | C | |||||
| Document the contract on Qiwa | I | I | C | A | R | ||||
| 10 · Pre-boarding | |||||||||
| Welcome letter & document list | I | C | A | I | |||||
| Medical check (if required) | A | R | |||||||
| Laptop, email and access | C | I | A | ||||||
| Workstation and equipment | A | C | C | ||||||
| Assign a buddy & week-one plan | A | I | C | I | |||||
| 11 · Legal steps | |||||||||
| GOSI registration from start date | I | A | C | I | |||||
| Add to medical insurance | I | A | C | I | |||||
| Payroll & wage protection (Mudad) | I | C | A | I | |||||
| Non-Saudis: visa, work permit, iqama | I | C | A | C | R | ||||
| Open the employee file | I | A | C | ||||||
| 12 · Day one | |||||||||
| Welcome and orientation tour | A | C | I | R | I | ||||
| Sign joining form, hand over assets | C | A | C | R | |||||
| Systems access and training | I | I | A | C | |||||
| 13 · Onboarding 30/60/90 | |||||||||
| Company, policies & work regulations | C | A | R | I | |||||
| Health & safety induction | C | I | A | I | |||||
| Set SMART probation goals | A | C | C | C | |||||
| Weekly manager check-ins | A | I | C | ||||||
| 30- and 60-day reviews | A | C | C | ||||||
| 14 · Probation & confirmation | |||||||||
| Probation performance review | R | A | C | I | |||||
| Confirm, extend or terminate | R | A | C | I | I | ||||
| Confirmation letter & file update | I | I | A | R | C | I | |||
| Measure quality of hire | C | I | A | R | I | ||||
ℹ️ Scroll sideways on mobile. The full 48-activity matrix is in the Excel file.
01
Workforce need
Owner (A): 🏢 Dept. head · 💰 Finance
02
Requisition
Owner (A): 🏢 Dept. head · 🧭 HR director
03
Job analysis
Owner (A): 🧭 HR director · 👔 Hiring manager
04
Sourcing
Owner (A): 🔎 Talent acq. · 🧭 HR director
05
Screening
Owner (A): 🔎 Talent acq. · 👔 Hiring manager
06
Interviews
Owner (A): 👔 Hiring manager · 🔎 Talent acq.
07
Assessment
Owner (A): 👔 Hiring manager · 🔎 Talent acq.
08
Checks
Owner (A): 🔎 Talent acq.
09
Offer & contract
Owner (A): 🧭 HR director · 🔎 Talent acq.
10
Pre-boarding
Owner (A): ⚙️ HR ops · 👔 Hiring manager
11
Legal steps
Owner (A): ⚙️ HR ops · 💰 Finance
12
Day one
Owner (A): 👔 Hiring manager · ⚙️ HR ops
13
Onboarding 30/60/90
Owner (A): 👔 Hiring manager · 🧭 HR director
14
Probation & confirmation
Owner (A): 🏢 Dept. head · 🧭 HR director
🔐 5. Delegation of Authority
P
Propose
Raises it
Rc
Recommend
Endorses
Rv
Review
Checks policy & budget
A
Approve
Holds authority
N
Notify
For information
🧩 DOA — positions, offers, appointment, probation
| Decision & limit | 👔 Line manager | 🏢 Dept. head | 🧭 HR director | 💰 CFO | 🏛️ CEO | ⚖️ Board |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Positions | ||||||
| New budgeted position Grades 1–6 | P | A | Rv | N | ||
| New budgeted position Grade 7+ | P | Rc | Rv | N | A | |
| Unbudgeted position Any grade | P | Rc | Rv | Rv | A | N |
| Replacement, same grade Within budget | P | A | N | N | ||
| Use an external agency Per procurement policy | P | Rc | A | Rv | ||
| Offers | ||||||
| Offer up to midpoint Compa-ratio ≤ 100% | P | Rc | A | |||
| Offer above midpoint to max 100% < CR ≤ 120% | P | Rc | Rc | Rv | A | |
| Offer above range max CR > 120% | P | Rc | Rc | Rv | A | N |
| Sign-on bonus / special allowance Outside policy | P | Rc | Rc | Rv | A | |
| Appointment | ||||||
| Leadership appointment Leadership levels | P | Rv | N | A | N | |
| Sign the contract Non-leadership | A | N | ||||
| Exception to hiring procedure Direct hire | P | Rc | Rv | A | N | |
| Probation | ||||||
| Extend probation (written) Max 180 days | P | A | Rv | |||
| Terminate during probation Per contract and law | P | Rc | A | N | ||
| Confirm after probation Documented review | P | A | N | |||
ℹ️ Limits are illustrative; approve them formally.
🏅 6. Probation decision
🏅Confirm
▪️Probation goals met
▪️Confirmation letter
VS
⏸️Extend or end
▪️Extend in writing within 180 days
▪️End per contract and Article 54
🚀Download the RACI & DOA matrix — 48 activities, authority matrix, role cards, onboarding tracker and dashboard.
Free download ←📚 Official Saudi references:
التعليقاتComments (0)